• Haotian He

面向繁忙工作的精准时间管理

“Who can define for us with accuracy the difference between the long and short term! Especially whenever our affairs seem to be in crisis, we are almost compelled to give our first attention to the urgent present rather than to the important future.” – Dwight D. Eisenhower

01

改善前的问题


我每天可怕的日程表,每周如此

今年年初开始,来自工作上的压力呈指数型上涨,不是来自普通项目推进,而主要的精力全都花费在了人事管理上。

我年初接手一个6个人的小团队,队伍里的工作乱七八糟各自为政,但上面对团队的要求和期待还非常多,不仅有新项目的要求,还要维持日常工作的运作。与此同时,我还带了实习生,又有着完全不同的工作要求。团队成员性格能力想法甚至时区千差万别,导致了我在前期花费了大量的时间进行团队整合。平时白天正常上班时间都花费在了和团队成员1-on-1上,而晚上多了加班时间来做完自己正常工作的一部分之外,作为一个完美主义者,还经常要为团队成员擦屁股到凌晨两三点。然后第二天早上8点钟再立刻起床工作。


可以说我的个人和家庭生活基本上就没有了,和老婆一起玩看电影爬山旅游的时间没了,个人提升的学习读书的时间也没有了。更严重的是,在家工作的形式导致了长时间久坐,我的身体素质也被拖垮了。长期以往,这是一个很不好的恶性循环。



02

时间管理改善的方法论


不着急开始深入时间管理的理论,我首先去研究了一下我的个人性格短板,看看和在时间和项目管理上如果能够进行一些自我的改善。根据Myers-Briggs Type Indicator(16型人格)推算,我是属于ENTJ型人格,而16Personalities中指出的每一条弱点在我工作中都有体现。

(1)Stubborn and Dominant:碰到反对我想法的人我就来气然后一定要说服;

(2)Intolerant:真的有的时候控制不了自己去忍受妥协;

(3)Impatient:我之前说的经常帮团队成员擦屁股,主要还是我完全没有耐心等他们把工作做好;

(4)Arrogant:对于谨慎思考的伙伴我表现得相当不耐烦,觉得迅速决断先做出个东西出来比一下子做好更重要;

(5)Poor Handling of Emotions:还是在团队里有人问一些简单问题的时候,不耐烦的情绪会毫不掩饰的表达;

(6)Cold and Ruthless:不愿意给别人犯错的机会,也不愿意听别人的解释。


带着如何改善我性格弱点在职场上暴露的疑问,我开始在时间管理优化上寻找答案,认识了艾森豪威尔总统有名的艾森豪威尔盒子(Eisenhower's Box)的一个策略,这一策略源自艾森豪威尔总统的一句名言“I have two kinds of problems, the urgent and the important. The urgent are not important, and the important are never urgent.“。重新以时间管理的视角去看艾森豪威尔的一生,发现他真的是一个生产力和行动力十足的人。


Amibition & Balance by Doist, Avoid the Urgency Trap with the Eisenhower Matrix

艾森豪威尔盒子策略本质上是一个十分简单易懂的决策矩阵,即将工作事项按照紧急与否和重要与否进行区分:

(1)Urgent and important: 你需要立刻行动去做的事情;

(2)Important but not urgent:你需要安排保留以后时间去做的事情;

(3)Urgent but not important:你可以让别人代为工作的事情;

(4)Neither urgent nor important:你不应该去做的事情;


回归到日常工作中,对于我来说最重要是如何处理不重要的工作事项,进而我可以专注于重要的工作。


Delete It

优化之前的第一件事就是去除既不重要又不紧急的工作。我首先进入到我的iCal invitations里去把对于我的团队和我个人来说既不紧急也不重要的所有的其他项目的一些会议邀请全部拒绝掉了。不去做不要紧,一做才发现,我每周至少有4到5个小时的时间花在了一些其实是和我和我的团队本身工作无关的会议上,仅仅是因为我懂得一些相关的事情,想问问我这怎么做那怎么做的那种会议。

Delegate It

下一步我开始审视了紧急但不重要的工作,这一块曾经是占据了我绝大部分时间的和团队每个成员的1-on-1和sync-up,以及不停地被打断去回复Slack里各种各样同事的各种问题。我算了一下,至少每天工作时间中的半天都花费在了这个上面,而这些事情其实又有着非常相似的情形,即场景和需求的一致性。这样的特征提醒我不妨把这些杂七杂八的会议合并在一起或者由别人代办。


于是我把我和团队中所有人曾经几乎每周两三次的1-on-1全部删掉,取而代之的是一周三次的Scrum meeting,周一安排本周新工作,周三check-up,周五总结本周工作。在Scrum meeting上基本上能够实现原来1-on-1中所需的团队的status report,对于有一步疑问的,我会请求其他资深的团队成员帮忙解决而非再需要我自己亲自出面。同样的对于其他一些会议邀请和知识分享,我也设置了同样的Office Hour以及完善的技术文档,这样在不久的之后我们的技术文档也将会逐渐取代我自己本身的时间。



03

时间管理中加减乘除的实践


去除了多余的没必要的工作之后,那么对于必须要做的工作又有什么好的时间规划的技巧呢?得益于一个来自佚名的加减乘除法,我在对于重要工作和生活事项的安排上变得更加有条理。这个加减乘除法在处理具体事项中,提供一些必不可少的技巧。


(1)加法:提升单位时间的工作效率和价值;

(2)减法:合并相同场景需求的工作事项;

(3)乘法:劳逸结合,将工作与休息有机结合起来;

(4)除法:把繁杂的工作拆分成片段事项处理。


时间管理应用Timepage和Actions是我平时进行工作和生活事项管理和规划的主要工具

在日常工作中,我会用Timepage这款日程表应用帮助我管理事项。在会议与会议之间我有很多大概15分钟的片段,我开始做加法,即把一些平常在夜里晚上用来回复邮件的时间集中到这15分钟的碎片中来,同时一些工作上的Slack问题回复我也开始只放到这集中的时间来查收和回复了。这样一来,正常工作中不再受到各种消息的干扰,同时在回复消息时也提升了效率。

对于下面团队成员各种各样的问题,与其一个个单独回复解答,我做了减法,即把之前冗长的一对一交流改成了每周一次的1个小时的Office Hour来帮助我自己集中时间一并解答回复。同时我把自己的会议尽量全部安排在了上午的时间,对于我个人的工作惯性来讲,也能进一步避免会议和工作互相切换中带来的效率降低的问题。

然后在每天下午个人工作,我又会做乘法和除法,即将下午6个小时的时间,拆分成30-45分钟的小块,将庞杂的工作拆分成actionable的45分钟内能够完成的小task。如上图在一个星期三的下午,我会在上午会议结束后会进入到这样30-45分钟小块的时间执行流程,每一小块会用番茄时间法来帮助我不受任何干扰集中注意力完成一个大项目中的小小的一块,但要求是必须要在30-45分钟内完成任务。每个任务之间都会穿插有休息时间,一个下午我会自由安排锻炼按摩以及普通休息三种不同的方式来帮助调节工作,同时又不会形成另一种生活惯性。


同样值得注意的是,工作期间我从不听音乐和Podcast,没有任何干扰。而我休息的时间段则会用来把每周的Podcast都听完。


而对于我工作外的生活来讲,我不想像工作一样再有时间束缚。因此我会用提醒事项应用Actions来帮助我,即没有具体的起始时间,但是计划在一天的时间内做完。每周一的早晨7点我会准时起床看股票瞎研究,而每天晚上会用来完成Coursera上的一些课程任务和固定的1个小时来看书。一些平时生活中的杂事也会通过这个Actions来安排规划完成。



04

改善后的效果

我身体不累了,晚上也有时间陪老婆和看书了。

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